Ce qui fait le succès d’un festival, ce n’est pas simplement une programmation de folie ou une publicité agressive sur tous les réseaux sociaux. Non, ce qui fait la réussite d’un festival, c’est avant tout une organisation parfaite, bien préparé en amont et bien gérer pendant toute la durée du festival. On vous explique tout ce qu’il faut prévoir pour bien réussir l’organisation de votre événement.
La sécurité est le critère le plus important
Pour qu’un événement soit réussi, il faut que les participants se sentent en sécurité et le soient concrètement. Pour ce faire, lors de rassemblements de plusieurs centaines ou plusieurs milliers de personnes, la sécurité est à prévoir et planifier bien en amont et relève de nombreux critères. Voici quelques exemples non exhaustifs d’éléments de sécurité à prévoir dans le cadre de l’organisation d’un festival accueillant plusieurs centaines ou plusieurs milliers de personnes.
L’accès routier autours de l’événement
Un des premiers point à travailler pour la sécurité est l’accès ou les accès routiers à l’événement. Vos participants doivent arriver facilement et pouvoir se garer à proximité sans trop de difficulté. Souvent, il y aura beaucoup de piétons sur les chaussées qui bordent votre événement, c’est pourquoi il n’est pas inintéressant de s’équiper d’un ralentisseur caoutchouc, par exemple à l’endroit où les personnes traversent pour accéder à l’entrée du festival. Ce petit équipement aura un grand effet, car il obligera aux conducteurs à ralentir à cet endroit précis, aidant à la sécurité entre les voitures et les piétons.
Le contrôle à l’entrée de l’événement
De nos jours, il ne se passe pas un événement sans que les contrôles de sécurité soient renforcés avec des portiques de sécurité, mais aussi des fouilles des sacs, des poches ou des vestes. En effet, on sait que le public de certains festivals sont vraiment à risque, de nombreux marginaux peuvent s’insérer dans le public avec tous les problèmes qu’ils engendrent. Par exemple, avec ce type de population, vous prenez le risque de laisser entre de l’alcool caché dans des endroits des plus improbables, mais aussi de la drogue potentiellement ou même des armes blanches. Il convient alors de briefer votre service de sécurité d’appuyer le contrôle sur ces marginaux qui sont souvent facilement reconnaissable à leur apparence. N’oubliez pas que la réussite de votre événement dépendra en partie de la maitrise de cette population à risque. Plus elle sera encadrée et dissuadée de commettre des méfaits, mieux votre festival se passera.
La sécurité dans tous les secteurs de l’événement
Un festival se déroule généralement sur un très grand espace. Il convient donc de prévoir la sécurité aux quatre coins de votre événement, sans oublier les petits recoins qui peuvent être les plus dangereux. La sécurité, c’est avant tout celle des artistes qui se produisent. Vous devez garantir leur sécurité sur scène, mais aussi avant et après la scène, dans leurs déplacements. Ils ne doivent pas être dans la foule, être dérangés par des participants qui voudraient une photo ou leur parler. De plus, vous devez garantir la sécurité entre les participants. N’oubliez pas qu’ils sont vos clients, vous devez donc tout faire pour que chacun trouve son bonheur sur le moment, sans être importuné par les autres. Par exemple, assurez-vous que les jeunes femmes ne se fassent pas agressés par des individus trop alcoolisés ou simplement délinquants. C’est pourquoi, votre service de sécurité devra faire des rondes très régulièrement dans toutes les allées du festival, vérifier tous les recoins et aussi les toilettes. En effet, c’est souvent du côté des toilettes que les agressions se font. N’hésitez pas à poster un agent de sécurité en permanence au niveau des sanitaires de ce fait.
La sécurité des VIP
Les VIP ce sont les artistes, mais ce sont aussi des personnalités publiques invitées ou encore des festivaliers qui ont payé un peu plus cher que les autres pour être mieux placés, plus confortablement et pas au milieu de la faune que peut accueillir un festival. Ainsi, la sécurité de ces VIP est votre priorité. Il en va de la réputation de votre événement. C’est notamment fréquemment dans les carrés VIP que sont invités les influenceurs locaux ou nationaux. Vous devez leur montrer qu’ils sont en parfaite sécurité pour créer du contenu et faire des stories dans ce lieu.
Au-delà de tous les aspects sécuritaires, un bon événement est avant tout un événement où il y a assez de personnel. Par exemple, les bars et lieux de restauration ne feront du chiffre d’affaires seulement si l’attente n’est pas trop longue. Pensez donc à prévoir du personnel suffisant sur toute la durée du festival afin que les boissons et le snacking puissent être vendu au plus grand nombre de personnes et le plus vite possible. Cela est étroitement lié aux bonnes quantités de produits que vous devez prévoir. Par exemple, la quantité de bière lors d’un festival est une variable définissant sa réussite ou non. Si vous n’avez plus de bières à la moitié de la soirée, votre festival sera sans nul doute un échec aux yeux des participants. Notons tout de même que l’alcool est dangereux pour la santé et qu’il est à consommer avec modération. Enfin, si des problèmes de stocks se font sentir, privilégiez toujours d’avoir du stock en VIP, car ce sont ces personnes qui doivent passer le meilleur moment. Il serait dommage de laisser un mauvais souvenir aux blogueurs de la région.
